Dokumente mit dem iPad verwalten und bearbeiten

Wer unterwegs gerne mit dem iPad anstelle eines Laptops arbeiten möchte, benötigt sehr wahrscheinlich die Möglichkeit Dokumente zu auf das iPad zu speichern. Hier möchte ich einige App vorstellen, mit denen die Arbeit unterwegs mit dem iPad möglich ist.

Wer nur sporadisch und sehr wenige Dokumente auf dem iPad benötigt, der braucht auf die Speicherwahl nicht so viel Wert legen, als jemand der diese Funktionalität täglich in Anspruch nehmen möchte. Denn mit der steigenden Anzahl von zu bearbeitenden Dokumenten verliert der Anwender schnell die Übersicht auf die Speicherorte und seine Dokumente. Hierfür empfehle ich eine strategische Vorgehensweise, die nur einen Arbeitsweg umfasst.

Lokaler Speicher oder Cloud

Zunächst einmal muss man Gedanken darüber machen, wohin die Dokumente vom Rechner geschickt werden sollen, und von wo die Dokumente kommen. Arbeiten Sie nur an einem Rechner und alleine, genügt wahrscheinlich eine manuelle Übertragung der Dokumente auf das iPad und von diesem wieder zurück. Dies lässt sich bei der Synchronisation des iPad über iTunes unter dem Reiter „Apps“ bewerkstelligen. Hier müssen die Dokumente nur vom Finder oder Explorer in die App geschoben werden, oder aus der App heraus gezogen. Da das iPad bei der Synchronisation mit dem iTunes auf dem Rechner gesichert wird, empfiehlt es sich sowieso das iPad täglich am Rechner per USB Dock-Kabel anzuschließen.

Sollen Dokumente an diversen Standorten verfügbar sein, oder sogar für mehrere Benutzer, wird die Angelegenheit schon anspruchsvoller. Cloud-Dienste zur Datenspeicherung im Internet bieten hierfür gute Dienste. Apples Dienst MobileMe bietet beispielsweise eine sog. iDisk, aber auch andere Dienste – zumeist kostenlos – können dazu herangezogen werden. Dropbox z.B. bietet, wie auch iDisk, einen öffentlichen Ordner für den Zugriff mehrerer Personen auf einen Speicherort im Web. Wer auf die Sicherheit keinen besonderen Wert legt, für den bieten sich die beiden Dienste an. Denn iDisk und Dropbox können vom Rechner automatisch synchronisiert werden. Dokumente, die in lokalen Ordner der beiden Dienste gespeichert werden, werden auf Wunsch automatisch auch mit dem Speicher in der Cloud synchronisiert. Mit den App für iDisk und Dropbox kann man dann auch vom iPad aus auf diesen Speicherplatz zugreifen und die Dokumente lesen, bzw. mit der „Öffnen mit…“ Funktion von iOS mit Spezial-App geöffnet und dort bearbeitet werden. Mit anderen Worten, Dokumente werden mit dem Rechner erstellt und in den Dropbox-Ordner lokal gespeichert, nach einen Moment wird dieser Ordner mit der Cloud synchronisiert und dann steht das Dokument bereits auf dem iPad per Internetzugang zur Verfügung.


Ein Datenspeicher-Dienst im Internet erfordert aber Abstriche in Sachen Sicherheit und einen Zugang zum Internet. Wenn dies keine Option für den mobilen iPad-Anwender ist, bleibt nur noch die Option, die Dokumente lokal auf dem iPad zu speichern. Hier bietet sich die Funktion spezieller Datenspeicher-Apps an, das iPad per WLAN als Netzwerklaufwerk mit dem Rechner zu verbinden. Zusätzlich können Synchronisationsprogramme auf dem Rechner für den Komfort sorgen, bestimmte Ordner mit der App auf dem iPad per WLAN zu synchronisieren. Dieser Vorgang funktioniert dann wie mit den Cloud-Diensten, nur dass zuvor auf dem iPad die Speicher-App gestartet und die WLAN-Übertragung aktiviert werden muss.

Apps für das Bearbeiten von Dokumenten

Neben der iWork-Reihe von Apple für Textverarbeitung (Pages), Tabellenkalkulation (Numbers) und Präsentation (Keynote) gibt es auch Apps für Dokumente im Microsoft Office Format. Documents-To-Go und Quickoffice sind 2 sehr beliebte Apps für diese Aufgaben. Auch iWork kann mit MS Office Dokumenten umgehen, allerdings besteht beim Einlesen die Gefahr von Formatierungsfehlern. Mit Filamente können sogar Dokumente in einer Microsoft SharePoint Umgebung verwaltet werden.

Apps für die Verwaltung von Dokumenten


GoodReader ist eine sehr gute Wahl für die Aufbewahrung von Dokumente, besonders wenn Notizen in PDF gemacht werden sollen. GoodReader lässt sich als Netzwerklaufwerk im lokalen Netzwerk vom Rechner aus ansprechen und verwalten, beherrscht die wichtigsten Cloud-Dienste, kann Anhänge aus E-Mail auch direkt vom Mailserver importieren und Dateien aus Internetseiten herunter laden. Dazu kommt noch die Funktion bestimmte Ordner aus der Cloud mit GoodReader auf Knopfdruck zu synchronisieren. Mit der „Öffnen mit…“ Funktion können in GoodReader gespeicherte Dokumente in die Spezial-Apps zur Bearbeitung geschickt werden, z.B. nach Numbers oder Documents To Go.


Cloud Connect Pro ist neben der Verwaltung von Dokumenten und Ordnern darauf spezialisiert, auf Dateifreigaben von Rechnern zugreifen zu können und bei Bedarf per VNC oder RDP auch gleich den Desktop des Rechners zu übernehmen. Auch Cloud Connect Pro kann sich mit den wichtigsten Cloud-Diensten im Web verbinden und dessen Dokumente verwalten, und als Netzwerklaufwerk im lokalen Netzwerk dienen. Das Design der App entspricht dem eines Finders, d.h. Mac Anwender finden sich hier bestens zurecht. Als Besonderheit bietet Cloud Connect ein internes Multi-Tasking und das Schleppen von Dokumente und Ordner, z.B. in den Papierkorb. Das ist für iOS Systeme sehr ungewohnt und ich brauchte deshalb einige Zeit, dieses Prinzip zu verstehen. Praktisch ist zudem, dass Cloud Connect automatisch im Netzwerk nach Freigaben sucht, deren Dokumente dann mit nur einem Tipp erreichbar sind. Dazu beherrscht Cloud Connect neben Apples AFP auch Microsofts SMB, bzw. es können somit auch Linux und Unix Server verwendet werden. Daneben können mit Cloud Connect auch Medien von der Freigabe aus auf das iPad gestreamt werden. So können auch z.B. von einem Netzwerklaufwerk Filme über das iPad betrachtet werden, ohne diese auf das iPad laden zu müssen. Allerdings funktioniert das nicht mit DRM geschützte Filme. Die Übernahme des Bildschirms per VNC sowie RDP funktioniert prima, dient aber nicht diesem Thema.

Es gibt im App Store noch viele weitere App zur Speicherung von Dateien auf das iPad, aber diese Beiden stechen durch ihre speziellen Funktionen heraus und sind ihren Preis sicher wert.

Arbeitsablauf

Einen großen Nachteil hat die Dokumentenschubserei auf jeden Fall: Mann muss genau aufpassen, welches Dokument man bearbeitet hat und welches nicht. Dazu trägt auch die fehlende Funktion bei, Dokumente aus den Bearbeitungs-Apps wieder in die Datenspeicher-Apps zu schicken. Das „Öffnen mit…“ wäre eine gute Lösung dafür, fehlt aber durchweg in iWork & Co. Dafür unterstützen diese das Speichern einer bearbeiteten Datei in einen Cloud-Dienst. Deshalb ist es wichtig, sich den Arbeitsablauf schriftlich zu gestalten, bevor wichtige Dokumente verloren gehen. Den Ablauf zu planen, dabei kann die App OmniGraffle behilflich sein, um diesen grafisch darzustellen und an seine Kollegen zu kommunizieren.

Fazit

Neben GoodReader bevorzuge ich inzwischen Cloud Connect Pro als Datentank auf dem iPad. Cloud Connect lässt sich so konfigurieren, dass es automatisch nach dem Start im Netzwerk als Freigabe verfügbar ist (kennwortgeschützt mit einem öffentlichen Ordner). So lassen sich bequem am Rechner mit einem Sync-Programm die benötigten Projektordner abgleichen und aktuell halten. Und unterwegs sind Dokumente schnell per Mail oder Freigabe verschickt und auch gelesen sowie bearbeitet. Im Netzwerk erkennt Cloud Connect Freigaben automatisch und es können so auch Dokumente auf einem Dateiserver geladen oder verwaltet werden.

Linkliste
Apple iPad
Dropbox
MobileMe
GoodReader
Cloud Connect Pro
Documents To Go
Quickoffice
Filamente
Pages
Numbers
Keynote
OmniGraffle
iDisk App
Dropbox

– Dieser Artikel wurde auf meinem iPad mit BlogPress erstellt

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4 Antworten zu Dokumente mit dem iPad verwalten und bearbeiten

  1. Werner Schempp schreibt:

    Als neuer iPad Besitzer bin ich dankbar für diesen informativen, verständlichen und sehr hilfreichen Artikel. danke!!!! WS

  2. leberger schreibt:

    ganz praktisch das iPad um Ihre Dokumente überall zu mitnehmen. Ich habe auch Goodreader benutzt. Ich finde diese App ganz gut gemacht. Aber jetzt benutze ich weniger Goodreader weil mein Unternehmen arbeitet mit Beesy eine andere App damit ich kann mehr machen, wie Notizen, Kalender, To-Do Verwaltung, Protokolle, und Dokumente verteilen und speichern. Beesy ist mit Evernote synchronisiert wie so kann ich Überall meine Dokumente wieder finden.

  3. Mark B schreibt:

    Hallo toller Beitrag zum Thema dokumentenverwaltung.

    Ich nutze selber einen Firmen pc der zwar Dokumente erstellen kann die ich aber nicht wegen der zugriffsrechte mit Software synchronisieren kann.

    Ich benötige etwas was webseitenbasiert hochladen kann für den pc ansonsten alternativ eine app die Dokumente verwaltet gruppieren kann und eine Möglichkeit hat einen Termin zu hinterlegen zu dem Dokument eine Art todo List mit datumseingabe und dokumentenverwaltung . Gibt es sowas oder wo kann ich so etwas hinterfragen ?

    • Peter Brandes schreibt:

      Das sind zwei Aufgaben. GoodReader kann Dokumente von Web-Adressen laden. Dazu gibt man die URL (http://…/….doc, oder ftp://benutzer:kennwort@deinftpserver.de) an und GoodReader kann das Dokument laden und speichern. In GoodReader können Dokumente in Ordner sortiert werden. Evtl. wäre eine Dropbox praktischer, aber unsicher für Firmendokumente. Google und Microsoft haben da auch schon Lösungen. Eine Firmeneigene Cloud, die ein iPad oder iPhone per sicherem VPN anzapfen kann ist die bessere Lösung für Profis.

      Aufgaben und ToDo-Listen lassen sich prima mit OmniFocus verwalten.

      Guck auch mal nach Beesy und Evernote, wie leberger hier in den Kommentaren schon erwähnt hat.

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